Motivační dopis: Jak ho napsat a na co si dát pozor

Přišli jste o zaměstnání a snažíte se co nejrychleji najít novou práci? Nebo snad hledáte takovou pozici, která vás bude bavit a navíc bude i dobře placená? V tom případě po vás možná budou chtít stručný motivační dopis, díky kterému vás lépe poznají. Poradíme, jak napsat nejlepší motivační dopis, co by měl průvodní dopis obsahovat a čemu se raději vyhnout.

Co je motivační dopis?

Ať už se momentálně řadíte mezi nezaměstnané, nebo práci máte, ale rádi byste ji vyměnili za takovou, která vám bude více vyhovovat nebo kde budete mít lepší plat, budete potřebovat svůj strukturovaný životopis (CV). Jde o dokument, kde uchazeč o zaměstnání stručně informuje potenciálního zaměstnavatele o svých pracovních zkušenostech, vzdělání a schopnostech.

V pracovních nabídkách či odpovědních formulářích na pracovní inzeráty ovšem může být obsažen také požadavek na přiložení motivačního dopisu, který je známý také pod názvem průvodní dopis. Spolu s životopisem by měl tedy uchazeč o zaměstnání poslat také svůj motivační dopis ve Wordu či v PDF, nebo tento dokument případně vložit do odpovídající kolonky.

Cílem motivačního dopisu, který dnes personalisté po uchazečích běžně požadují, je ukázat, proč právě vy jste tím pravým kandidátem na určitou pracovní pozici. Jak už samotný název dokumentu napovídá, měl by obsáhnout vaši motivaci k získání daného postu. Zároveň jde ale také o příležitost ke zdůraznění vašich silných stránek a schopností, které mohou být v nabízené práci užitečné.

Proč napsat dobrý motivační dopis?

• Dobře napsaný motivační dopis člověka stručně představí zaměstnavateli či personalistovi ještě před tím, než se osobně setkají.
• Poukazuje na předpoklady, díky kterým se pro danou pracovní pozici uchazeč hodí.
• Pomáhá vyjádřit, že člověk o konkrétní pracovní nabídku opravdu stojí, a případně i proč.
• Může uvést do kontextu některé informace uvedené ve strukturovaném životopisu a lépe objasnit určité spojitosti.
• Je vhodným způsobem, jak se odlišit od ostatních kandidátů.

V čem se motivační dopis liší od životopisu?

Motivační dopis by v žádném případě neměl kopírovat informace ze životopisu, ale ani ho nahrazovat. Jde o dva samostatné dokumenty, které by měly potenciálním zaměstnavatelům či personalistům poskytnout dostatečnou představu o konkrétním uchazeči a navzájem se doplňovat. Životopis přitom budete potřebovat vždy, ale motivační dopis pouze v některých případech.

Dalším důležitým rozdílem je skutečnost, že CV je strukturovaný dokument, který obvykle v bodech či krátkých větách uvádí informace o pracovních zkušenostech a schopnostech uchazeče, zatímco motivační dopis do zaměstnání bývá popisný. Životopis přitom obsahuje hlavně informace o uchazečově minulosti, kdežto průvodní dopis se soustředí spíše na budoucnost.

Pokud se tedy ucházíte o nějakou pracovní pozici, pamatujte na to, že životopis by měl být věcný, stručný a faktický, ale v motivačním dopise máte šanci lépe se potenciálnímu zaměstnavateli představit. Zároveň můžete ukázat, proč máte o danou práci zájem a co z vás činí vhodného kandidáta. Dobře napsaný průvodní dopis by přitom měl motivovat personalistu, aby vás pozval na osobní pohovor.

Kdy poslat motivační dopis?

Motivační dopisy se k odpovědi na pracovní nabídku obvykle přikládají na vyzvání zaměstnavatele. Pokud si ale jednoduchý průvodní dopis připravíte i bez této žádosti, určitě nic nezkazíte. Navíc můžete zaměstnavatele mile překvapit a naznačit mu, že máte o danou pozici vážný zájem. Je-li však v pracovní nabídce explicitně uvedeno, že motivační dopis přikládat nemáte, nedělejte to.

Přestože lidé nejčastěji přemýšlí, jak napsat motivační dopis do práce, existují i další příležitosti, kdy se vám tento dokument bude hodit. V současné době totiž na některých místech požadují lidé třeba motivační dopis ke studiu (motivační dopis na vysokou školu, motivační dopis na střední školu), dále pak motivační dopis na stáž nebo třeba motivační dopis na brigádu.

Jak napsat motivační dopis?

Žádná jasně daná pravidla, jak má vypadat motivační dopis a co napsat do průvodního dopisu, neexistují. To tedy znamená, že na jednu stranu člověk sice může popustit uzdu své kreativitě a přijít s něčím zajímavým, ale také to může poměrně jednoduše přehnat, což personalistu či potenciálního zaměstnavatele spíše odradí. Každý jsme navíc jiný a někomu se tak mohou líbit rozvitější věty, zatímco jiný bude preferovat třeba obsáhlejší rozvedení vašich cílů a motivace.

Jelikož je cílem průvodního dopisu zaujmout a ukázat, že se pro dané zaměstnání skvěle hodíte, piště ho vždy na míru konkrétní pracovní pozici a firmě. Univerzální motivační dopis vás obvykle neodliší od ostatních uchazečů a personalista i potenciální zaměstnavatel snadno poznají, že se jedná o šablonu, kterou rozesíláte všude, kam to jde.

Na začátku si také zjistěte něco o zaměstnavateli či jeho společnosti. Můžete navštívit třeba internetové stránky, ale i konkrétní profily na Twitteru, Instagramu nebo LinkedInu. Díky tomu získáte přehled o tom, co se ve firmě právě děje a jací lidé zde pracují. Můžete to pak při psaní motivačního dopisu využít, čímž dáte najevo, že se o firmu zajímáte a jste ochotní udělat něco navíc.

Tipy, jak napsat průvodní dopis:

• Zamyslete se nad tím, co vás pro nabízenou pozici kvalifikuje.
• Rozsah motivačního dopisu by neměl překročit 1 A4.
• Buďte struční, ale zároveň výstižní – postačí klidně 3–4 odstavce
• V ideálním případě zvolte stejný typ písma jako ve svém životopisu.
• Můžete vsadit i na stejnou grafickou úpravu jako v případě životopisu.
• Písmo by nemělo být příliš drobné, velké ani zdobné.
• Mezi záhlavím, oslovením, odstavci a podpisem by měly být dostatečné mezery.
• Vsaďte spíše na krátké a úderné věty než na rozvitá souvětí.
• Buďte pozitivní a dejte najevo své nadšení pro danou pozici.
• Dbejte na stručnost, výstižnost a srozumitelnost.

Struktura motivačního dopisu

Ačkoliv obecně tušíte, co se po vás chce, možná si lámete hlavu s tím, jak se píše motivační dopis po formální stránce. V tom případě se vám jistě bude hodit náš přehled bodů, které by měl průvodní dopis obsáhnout. Mějte ovšem na paměti, že pokud píšete třeba motivační dopis v angličtině nebo motivační dopis v němčině pro zahraniční firmu, mohou zde platit jiné zvyklosti.

Pokud jde o to, co napsat do motivačního dopisu, tento dokument by měl vždy obsahovat hlavičku, osobní oslovení a hlavní část s dobrým úvodem, který přiměje člověka pokračovat ve čtení. Kromě toho by měl motivační dopis zahrnovat i na závěrečnou část, kde dáte najevo, že máte zájem o osobní pohovor, a rozloučíte se.

Hlavička

Jak začít motivační dopis? Pokud jej posíláte poštou, měl by obsahovat hlavičku, kde se objeví vaše kontaktní údaje, ale i kontaktní údaje zaměstnavatele, kterému je dokument určený. Uvádí se například název firmy a jméno příjemce, adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa. Kromě toho je dobré uvést také datum a místo nebo název konkrétní pozice.

Jestliže posíláte motivační dopis e-mailem nebo jej nahráváte do odpovědního formuláře, také byste na hlavičku neměli zapomínat. Můžete ovšem své kontaktní údaje uvést například až pod svým podpisem nebo být kreativní a použít stejné formátování jako v životopise (vaše jméno uvedené výraznějším fontem, fotografie v levém či pravém sloupci a kontaktní údaje uvedené pod ní…).

Jelikož pro motivační dopis struktura není jasně daná, není nutné se držet předem dané šablony. Vzorový motivační dopis tak nemusí nutně obsahovat hlavičku v takovém pojetí, jako je zde popsáno. Důležité ovšem je, aby bylo jasně patrné, kdo a o jakou pozici se uchází. 

Oslovení v motivačním dopise

Ještě než se pustíte do sepisování průvodního dopisu, zjistěte si, komu přesně ho adresujete. Projděte si důkladně pracovní nabídku, inzerát nebo třeba stránky firmy a ve svém motivačním dopise následně přímo oslovte zaměstnavatele či personalistu, který je za nábor nových členů týmu zodpovědný. Vždy ale dbejte na patřičnou míru úcty. Použijte proto oslovení „Vážený pane“ či „Vážená paní“ doplněné o příjmení. Pokud neznáte pohlaví, buďte však raději neutrální.

Tělo motivačního dopisu

V prvním odstavci uveďte, na jakou pozici reagujete, ale zkuste se vyhnout otřepaným frázím. Personalistu či potenciálního zaměstnavatele zaujmete spíše zajímavým úvodem než větou, která se opakuje již ve dvacátém dokumentu, který ten den prochází. Zároveň můžete uvést, kde a jak jste se o pracovní nabídce dozvěděli a co vás na ní zaujalo.

Ve druhém odstavci je dobré krátce se představit a zmínit své předchozí zkušenosti či pracovní úspěchy, které můžete podpořit konkrétními výsledky a číselnými údaji. Třetí odstavec pak obvykle představuje prostor, kde by měl uchazeč popsat své schopnosti a dovednosti, které jsou pro nabízenou pracovní pozici relevantní, a případně tyto informace podpořit i praktickými příklady (například úspěšný projekt). Zmínit můžete i svou vizi, co chcete dělat a čeho chcete dosáhnout.

Důležité je potenciálnímu zaměstnavateli či personalistovi ukázat, jaké máte předpoklady pro práci na daném postu, co můžete firmě nabídnout a jakým způsobem budete prospěšní. Váš originální motivační dopis by měl naznačit, že jste řešením problému, který zaměstnavatel právě má (chybí mu osoba, která pomůže zajistit lepší chod společnosti, zvýšit tržby a podobně).

Dobré je také udržovat ve svém motivačním dopise správný tón. Pokud společnost s lidmi komunikuje zábavnou cestou, trocha humoru neuškodí. Je-li naopak spíše formálnější, přizpůsobte se a zvolte seriózní tón. Personalistovi či potenciálnímu zaměstnavateli to může napovědět, že jste přesně takovým člověkem, který do jejich týmu zapadne.

Závěrečná část

Jak ukončit motivační dopis? V posledním odstavci je čas vyzvat zaměstnavatele či personalistu k akci. Poděkujte tedy za čas, který přečtení vašeho motivačního dopisu věnovali, a dejte jasně najevo, že byste rádi přišli na osobní pohovor. Při zdůraznění svého zájmu o nabízenou pozici ovšem buďte vždy zdvořilí a uctiví. Vyhněte se vznášení jakýchkoliv požadavků.

Na závěr pak ještě připojte zdvořilostní frázi. Ideální je klasické „S pozdravem“, ale můžete přijít i s nějakou obměnou. Pokud přikládáte motivační dopis k životopisu a obojí posíláte poštou, přidejte své jméno a vlastnoruční podpis. U motivačních dopisů posílaných e-mailem či nahrávaných do odpovědních formulářů postačí, když jméno napíšete jako zbytek textu (bez vlastnoručního podpisu).

Čemu se raději vyhnout?

Marně přemýšlíte, jak správně napsat motivační dopis? Nezapomínejte na to, že by průvodní dopis k žádosti o zaměstnání v žádném případě neměl působit pouze jako oslava vlastních úspěchů. Neslouží totiž k vyzdvižení toho, co všechno již člověk v životě dokázal, jaké si může připsat úspěchy (i když zcela od věci) a čím dalším se může pochlubit.

Vychloubačný motivační dopis, který pro danou pracovní pozici není relevantní, personalista ani potenciální zaměstnavatel rozhodně neocení. Existuje ale i řada dalších věcí, kterých by se měl průvodní dopis k životopisu raději vyvarovat. Pokud chcete uspět, zkuste si projít konkrétní vzor motivačního dopisu a dbejte na následující rady:

• Vyhněte se škrobeným formulacím.
• Omezte obecné fráze na minimum a neodbočujte od tématu.
• Neposílejte univerzální motivační dopis všem společnostem.
• Nevychloubejte se svými úspěchy a nepište pouze sami o sobě.
• Nesnažte si zahltit personalistu velkým množstvím osobních informací.
• Dejte si pozor na chyby a překlepy (raději si nechte dopis zkontrolovat).
• Nepoužívejte špatně čitelné, příliš velké či jinak uživatelsky nepřívětivé písmo.
• Neuvádějte informace, které nejsou pravdivé a k dané pozici relevantní.
• Neklaďte si v motivačním dopise podmínky.
• Vyhněte se zoufalým frázím typu: „Již rok se snažím najít práci…“